Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est un processus de facturation qui permet d’émettre, de transmettre, de recevoir et de traiter les factures en utilisant des technologies électroniques.
Contrairement à la facturation traditionnelle, cette technologie est complètement dématérialisée. L’état va rendre la facturation électronique obligatoire afin de réduire les délais de paiement, de mieux contrôler la fraude à la TVA, de limiter les impayés et des tensions entre fournisseurs et entreprises.
Mais, en quoi cette dématérialisation de la facture à une importance majeure pour les entreprises ?
Tout d’abord pour la réduction des coûts. En effet la facturation électronique permet de réduire les coûts liés à l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal des factures. Les entreprises peuvent ainsi économiser sur les frais de papier, d’enveloppes, de timbres et de main-d’œuvre entre autres. Aussi, dans une société qui centre de plus en plus ses débats sur la gestion de l’environnement, la dématérialisation des factures à son rôle à jouer. Il faut 2,5 à 3 tonnes de bois pour faire 1 tonne de papier. La facturation électronique contribue donc à la préservation de l’environnement en réduisant voire, en supprimant l’utilisation de papier et en limitant les émissions de gaz à effet de serre liées aux transports postaux. Avec l’essor de la digitalisation et les questions environnementales vu précédemment, c’est l’État qui normalise de plus en plus la dématérialisation des factures avec pour objectif de la rendre obligatoire.
Dans cet article nous allons aborder 5 points autour de la dématérialisation de la facture. Dans un premier temps, nous nous intéresserons aux différentes formes de la dématérialisation. Puis nous verrons les normes liées à cette technologie en France et comment bien choisir la bonne pour son entreprise. Dans un troisième temps, l’objectif sera de comprendre comment mettre en place la dématérialisation de facture. Nous finirons par parler des avantages de cette technologie et feront un focus sur la sécurité.
La dématérialisation de la factures et ses différentes formes
La facture électronique structurée
Ce format de facturation électronique normalisé permet l’automatisation du traitement des factures par les systèmes informatiques. Les données sont structurées dans un format spécifique et peuvent être échangées entre les systèmes informatiques des entreprises.
La facture PDF
Il s’agit d’une facture au format PDF qui peut être envoyée par e-mail ou mise à disposition sur une plateforme de dématérialisation. Elle peut être créée manuellement ou automatiquement à partir d’un système de facturation.
La facture scannée
Il s’agit d’une facture papier qui est numérisée et envoyée sous forme de fichier image (comme un PDF) par e-mail ou mise à disposition sur un logiciel de dématérialisation. Cette méthode est moins automatisée que la facture électronique structurée, mais elle permet de numériser les factures papier existantes.
Les normes de facturation électronique
Les factures électroniques sont régies par un ensemble de règles et de standards techniques qui définissent la structure, le contenu et le format des données utilisées pour l’émission et la réception. Ces normes ont pour objectif de garantir l’interopérabilité entre les différents systèmes informatiques utilisés par les entreprises pour échanger des données de facturation électronique.
Attention, les factures électroniques devront répondre à certains critères afin d’être considérées comme telles, comme la norme européenne Factur-X, qui permet au contenu d’être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et logiciels comptables. Les simples factures au format PDF ne pourront alors pas être considérées comme factures électroniques.
En savoir plus sur les différents formats de facture électronique
Mettre en place la facturation électronique
Évaluation des différentes solutions
Les entreprises doivent choisir la solution de facturation électronique la plus adaptée à leurs besoins et à leur moyen. Celles-ci pourront soit passer par la plateforme de l’Etat, le Portail Public de Facturation, ou bien par des plateformes privées, dites Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Plusieurs solutions, telles que SEQINO, se positionnent dès aujourd’hui comme PDP afin d’anticiper la réforme portant sur l’obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques.
Mise en place du processus choisi
Les entreprises doivent mettre en place un processus de facturation électronique efficace, qui couvre toutes les étapes de la facturation, de l’émission à la réception et au traitement des factures électroniques.
Formation du personnel lié à cette nouvelle solution
Les employés doivent être formés à l’utilisation de la solution de facturation électronique et au nouveau processus de facturation. Il est important de s’assurer que tous les employés concernés comprennent bien les avantages et les limitations de la facturation électronique.
Communication avec les fournisseurs et les clients
Les entreprises doivent communiquer avec leurs fournisseurs et leurs clients pour les informer du nouveau processus de facturation électronique et pour s’assurer qu’ils sont prêts à l’utiliser. L’enjeu est d’uniformiser la facturation et de la rendre plus simple avec le digital.
Test et validation de la solution de dématérialisation
Les entreprises doivent tester et valider leur solution de facturation électronique pour s’assurer qu’elle fonctionne correctement et qu’elle répond aux normes de facturation électronique en vigueur. Aussi, il faut être sûr que clients, fournisseurs et employés soient tous sur la même longueur d’onde au niveau de la facturation afin d’éviter les incompréhensions qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise.
Suivi et amélioration
Les entreprises doivent suivre et évaluer leur processus de facturation électronique pour identifier les améliorations possibles et les évolutions à apporter. Il est important de maintenir le système à jour et de s’adapter aux changements réglementaires et technologiques. Seqino peut d’ailleurs vous aider sur ce sujet.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Économies de coûts
Le premier, comme vu rapidement dans l’introduction, est lié au coût de la facturation. Le coût de traitement manuel d’une facture papier varierait entre 9 € et 20 € et le coût de stockage d’une facture serait estimé à 3,25 €. Quant aux factures mal classées ou perdues c’est 110 € pour les rechercher et 200 € pour les reproduire ! La dématérialisation réduit ces coûts de près de 70%.
Simplification des processus
Le deuxième avantage majeur de la dématérialisation des factures est la simplification du processus: en entreprise chaque collaborateur passe en moyenne 1h à chercher des documents papiers. La digitalisation des factures permet de réduire voire de faire disparaître ce temps de recherche peu productif et pénible pour les employés. Aussi, la dématérialisation permet de limiter ou du moins de simplifier les manipulations liées au processus de facturation. Rendre la facturation électronique offre un suivi, une traçabilité et une fiabilité plus importante qu’avec un système traditionnel de papier. En quelques clics vous pouvez voir si le fournisseur ou le client a vu une facture et à quelle étape du processus ce dernier se trouve. En somme, une traçabilité et une compréhension de votre écosystème économique simplifiées.
La sécurité dans la dématérialisation
La facturation électronique implique la transmission de données sensibles, telles que les informations de facturation, les données de paiement et les informations sur les clients. Il est important de protéger ces données contre les attaques de pirates informatiques, les virus et d’autres menaces de sécurité. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires devront répondre à des exigences de sécurité comme la certification ISO/IEC 27001 afin de garantir la protection de données personnelles. Il existe différents statuts de sécurité qui permettent d’assurer la sécurité des données d’une facture électronique que vous pouvez découvrir dans notre article sur les signatures électroniques entre autres.
Conclusion
La facturation électronique représente désormais un enjeu majeur pour les entreprises. Dès 2024, les entreprises bénéficieront de délais de paiements raccourcis, de coûts liés à la facturation diminuée, d’une meilleure gestion de leur trésorerie et d’un risque d’impayés diminué. Les entreprises doivent dès aujourd’hui anticiper cette transformation digitale et choisir leur plateforme de facturation électronique.
RÉFORME DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
SEQINO est candidat Plateforme de Dématérialisation Partenaire
