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Mieux comprendre la signature électronique, cap sur 2024 dans le monde de la facturation.

La signature électronique, kesako ?

La signature électronique est un processus électronique permettant de valider l’authenticité d’un document ou d’une transaction en ligne. Elle est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite. Ce système a été créé à l’aide d’un algorithme mathématique qui utilise une clé privée et une clé publique. La clé privée est gardée secrète par le signataire, tandis que la clé publique est partagée avec les destinataires du document. Lorsqu’un document est signé électroniquement, l’algorithme mathématique crée une signature unique qui est associée au document. Cette signature est ensuite vérifiée en utilisant la clé publique du signataire pour s’assurer que le document n’a pas été altéré et que la signature a été créée par le signataire

Il existe 4 niveaux de signature électronique :

  1. La signature électronique simple

Cette signature est la plus couramment utilisée du fait de sa simplicité. Cependant en contrepartie de cela, elle n’assure qu’un niveau de sécurité faible avec par exemple, des difficultés à garantir l’identité du signataire ou encore une faible considération des organismes de contrôle. Cette signature doit donc être utilisée dans le cadre d’un accord qui ne présente pas de potentiels litiges d’un côté ou de l’autre. 

  1. La signature électronique avancée 

Ce second niveau de réglementation présente un atout : il est possible de garantir l’identité du signataire. Cependant, ce type de signature électronique ne fait toujours pas l’objet de vérifications par l’organe de contrôle. Ce type de signature peut par exemple faire l’objet d’une preuve lors d’un procès. 

3. La signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié

Ce troisième niveau de sécurité, comme son nom l’indique, comprend un document supplémentaire d’authentification de l’identité du signataire. De plus, ce processus est soumis à un audit d’un organisme indépendant compétent, puis d’une décision de l’organe de contrôle. Le document fourni par le signataire doit être vérifié et authentifié afin de garantir à 100% l’identité du protagoniste.

  1. La signature électronique qualifiée 

Ce niveau de sécurité est le plus élevé à ce jour.  En effet, en plus de contrôler l’identité du signataire avec un certificat qualifié et des contrôles d’autorités compétentes, ce palier de protection assure également la sécurité des données contenues dans le document signé. La signature électronique qualifiée est considérée comme similaire à une signature manuscrite en termes de fiabilité d’identité entre autres. 

*info : “un certificat qualifié de signature électronique qualifié est une attestation de l’identité du signataire délivré par un processus répondant à des exigences garantissant la validité de la signature, l’identité de son signataire, a minima son nom, son pseudonyme ou son numéro d’immatriculation dans le cas d’une entreprise”

Les avantages de cette technologie

Sécurité

Dans la protection des transactions en ligne. Tout d’abord dans l’authentification du signataire. En effet, seules les personnes autorisées à signer un document pourront le faire. Le fait que la signature soit digitale limite donc les risques d’usurpation. Aussi, toutes modifications apportées à un document en ligne peuvent être détectées et vérifiées, ce qui limite la fraude. On peut aussi évoquer la sécurité des données du contrat, avec des technologies de cryptage avancées. 

Rapidité 

Notamment dans les processus administratifs. En effet, l’un des principaux problèmes dans le monde des papiers administratifs est lié aux délais postaux. Grâce à la signature électronique, ce délai disparaît car tout se fait en ligne et instantanément. Aussi, cela supprime le potentiel déplacement du signataire qui rend parfois la procédure plus longue et plus contraignante pour ce dernier. Les signatures électroniques suppriment un bon nombre de tâches administratives liées à la gestion comme la numérisation, l’archivage ou encore le transfert puis vérification des signatures. 

Économie 

Économie de temps, avec la suppression des processus administratifs vus précédemment. Économie des coûts de frais postaux, qui peuvent pour ce type d’opération, montés assez vite en prix. Économie de main d’œuvre, avec une réduction du nombre de tâches à effectuer, donc une réduction d’effectif et donc un apport financier non négligeable. Enfin, une réduction de coup peu soupçonnée, celle de la production et du stockage du papier. En plus de ne pas être très bénéfique pour la planète, les processus de signature manuelle impliquent souvent l’utilisation de papier, d’encre, d’imprimantes et de frais de gestion et de stockage des documents importants. 

La signature électronique permet aux entreprises de réduire leur coût opérationnel tout en améliorant leur efficacité. 

Les inconvénients de la signature électronique

Complexité technique 

En effet, la signature électronique nécessite des logiciels et des plateformes dédiées. Il peut donc y avoir des problèmes de compatibilité entre les outils utilisés par les parties prenantes. Aussi, il faut convaincre son interlocuteur de passer à ce système qui reste assez innovant et encore trop peu utilisé malgré les réformes qui arrivent en France. 

Reconnaissance juridique 

Même si les signatures électroniques sont un outil sécurisé et encadré, la justice ne s’est pas encore totalement adaptée et il peut y avoir, à court terme des problèmes liés à cela notamment en cas de litige. Les signatures électroniques sont régies par des normes et réglementations strictes, qui varient selon les pays et les secteurs d’activité. Il peut donc être difficile de comprendre et de suivre toutes les exigences, surtout si l’on n’a pas une expérience technique ou juridique. Seqino est d’ailleurs là pour vous accompagner au niveau national dans la transition vers les factures numériques entre autres.

Dans l’ensemble, la mise en place de la signature électronique peut être complexe en raison de la nécessité de respecter les normes et réglementation ou encore de favoriser l’adoption par les parties prenantes.