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La Facture électronique en Entreprise : le guide complet

La facture électronique est déjà en vigueur depuis 2020 pour tous les organismes de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics à destination des entreprises. Réglementé, le processus s’appuie sur une plateforme dénommée Chorus pro.

Et la cadence s’accélère selon un communiqué de presse du ministère de l’Économie du 17 août 2022 qui confirme le calendrier de la mise en place de la facturation électronique entre entreprises. 

Cela signifie que les sociétés assujetties à la TVA en France ont pour obligation de faire leur facture sous forme électronique et de transmettre à l’administration fiscale les données de facturation. 

Enfin, l’obligation de réception des factures électroniques est en vigueur dès le 1er janvier 2024 pour toutes les entreprises et cela dès lors que leur fournisseur a la contrainte d’émettre selon ce format. Pour tout comprendre, suivez ce guide.

Au sommaire

  1. Qu’est-ce que la facture électronique obligatoire ?
  2. Formats et opérations réunies dans une facture électronique 
  3. Facturation électronique : comment faire ?
  4. Le calendrier de la réforme de la facturation électronique

1. Qu’est-ce que la facture électronique obligatoire ?

Loin d’être vécue comme une formalité abusive, la facturation électronique est mise en place pour garantir une sécurité face à la fraude à la TVA et pour booster la compétitivité entre les entreprises.

1.1. Une définition de la facture électronique​

C’est un document numérique qui est émis, puis transmis et reçu sous un format électronique et contrôlé. Son traitement est ultra rapide. Elle détient néanmoins toutes les mentions obligatoires. Elle a une existence juridique et c’est un moyen puissant de modernisation et de lutte contre les intentions malveillantes.

Dans le cadre de la 
transition numérique des entreprises, elle se généralise selon un calendrier arrêté par l’ordonnance du 15 septembre 2021. 

Pour bien comprendre : il existe 2 cas de figure légaux, la numérisation de facture qui n’est qu’une copie électronique à valeur indiscutable à partir d’un format papier et la facture électronique qui désigne sa transmission entre 2 parties.

1.2. Les objectifs de la facturation électronique

La généralisation de la facture électronique est imposée depuis la Loi de finances 2020 et elle révèle des enjeux de taille :

  • Fluidification les déclarations de TVA ;
  • Réduction de la charge administrative liée au format papier ;
  • Sécurisation des relations commerciales ;
  • Mise en exergue de l’activité des entreprises ;
  • Fin de la fraude à la TVA ;
  • Diminution de l’écart de TVA avec des recoupements automatisés ;
  • Accélération des performances des sociétés.

C’est donc une bonne nouvelle pour les services comptables qui vont se vouer à leur cœur de métier et dont la productivité va décupler. De plus, la diminution du coût attribué au papier va considérablement alléger les entreprises et libérer du temps.

1.3. Le petit plus : le e-reporting

Ce système de facturation électronique est complété d’un processus de e-reporting qui couvre les domaines BtoB et BtoC non domestiques et où le destinataire de la facture n’est pas assujetti à la TVA française.


C’est un moyen de tracer les règlements et de bénéficier d’une totale transparence du suivi de la TVA, aux yeux de l’administration fiscale.

2. Formats et opérations réunies dans une facture électronique

Il existe 3 types de factures électroniques qui regroupent une série d’opérations, voici lesquelles.

2.1. Les 3 types de factures électroniques

Qu’entend-on par facture électronique ? On relève 3 types de formats :

  • Pour convenir à l’Échange de Données Informatisé, ou l’EDI, ou encore Electronic Data Interchange, il convient d’utiliser les factures au format structuré qui comportent des données ordonnées selon une norme établie entre les parties ;
  • Les factures au format PDF ou JPEG ou encore HTML, considérées comme non structuré, car elles reprennent celui du papier ;

Et les factures au format hybride, Hybrid Invoice composées d’un document PDF/A3 lisible auquel est associé un fichier structuré dans lequel apparaissent les données essentielles aux robots qui le décryptent de façon automatisée comme le fait Factur-X, un standard franco-allemand.

2.2. Comment sont archivées les factures électroniques ?

La réglementation impose 3 types d’archivage de la facturation électronique. En effet, pour demeurer probantes, elles doivent être authentifiées intègres et intelligibles. De plus, elles doivent préserver leur format initial lors de leur émission. La durée légale de conservation est de 6 ans pour le fisc et de 10 ans pour les documents commerciaux. Pour cela un Système d’Archivage Électronique, ou SAE est préconisé selon la norme NF Z42-013 et un de ces procédés est exigé :

  • Le cachet serveur issu d’un certificat conforme au référentiel général de sécurité de niveau 1 étoile (RGS*) ;
  • Ou une empreinte numérique ;
  • D’une signature électronique basée sur un certificat RGS* ou d’un dispositif de sécurité délivré par une autorité agréée ;
  • Une horodatation du document.

Lorsqu’elles sont classées, elles sont scellées et horodatées pour être ensuite conservées dans un coffre-fort numérique.

Ce processus garantit leur suivi ainsi que leur immuabilité. Néanmoins, le prestataire qui effectue ces opérations doit détenir un agrément délivré par le Cofrac, le Comité français d’Accréditation.

2.3. Les opérations exclues de ce processus

Plusieurs exclusions à cette réglementation existent :

  • Les transactions BtoC, entre particuliers et entre pro et particuliers ;
  • Celles qui touchent au domaine de la santé, de l’enseignement et de la formation, les transactions immobilières, les opérations à but non lucratif, les transactions bancaires et financières ainsi que celles qui visent les assurances et les réassurances ;
  • Les transactions internationales et intracommunautaires.

En revanche, la facturation électronique BtoB entre en vigueur avec les règles suivantes.

2.4. E-invoicing et E-reporting

La facturation électronique dite e-invoicing regroupe toutes les opérations d’achats et de vente de biens et de prestations de service effectuées entre entreprises en France (BtoB). Elles sont assujetties à la TVA si cela concerne le territoire national (opérations dites domestiques).

D’autre part, les entreprises ont l’obligation de transférer à l’administration fiscale certaines informations attenantes aux opérations commerciales non concernées par la facturation électronique. Cela vise :

  • Les entreprises soumises à la TVA en France BtoC ;
  • Ou qui commercent avec des entreprises non établies en France.

Elles doivent par exemple transmettre le montant d’une opération ou le montant de la TVA facturée.

3. Facturation électronique : comment faire ?

Pour émettre et recevoir une facture électronique, les entreprises ont à leur disposition des outils et des structures d’accompagnement.

3.1. Une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration : PDP

Immatriculée par l’administration fiscale, ce type de plateforme en ligne peut ne pas être identique à celle utilisée par une autre entreprise avec laquelle la facturation est établie. En effet, les sociétés assujetties ont le choix entre plusieurs plateformes ou le portail public de facturation. Les missions de ces plateformes sont les suivantes :

  • Émission, transmission et réception d’une facture électronique d’un fournisseur à un client ;
  • La facture est convertie dans le format que souhaite le client ;
  • Les données sont protégées, authentiques et lisibles ;
  • Extraction et transmission des données nécessaires à l’administration fiscale ;
  • Transmission de données de transactions qui ne sont pas déclarables aux Impôts ;
  • Transmission des données de paiement pour toutes les transactions.


Ces plateformes sont obligatoirement
immatriculées par l’administration fiscale après examen d’un dossier de candidature auprès de la DGFIP. Cela est valable pour 3 ans renouvelable.

3.2. Le portail public Chorus Pro

Cette plateforme publique gère les factures électroniques effectuées auprès de l’État français. L’obligation est déjà en place pour toutes les entreprises qui travaillent avec les administrations. Dès que vous exercez pour un organisme public, vous devez l’utiliser. Néanmoins, vous avez le droit de passer par d’autres prestataires :

  • Un expert-comptable ou tiers de confiance ;
  • Un opérateur de dématérialisation ;
  • Un logiciel de facturation et de gestion compatible avec Chorus Pro.


Les
avantages sont nombreux, car vous avez l’opportunité de choisir les modalités d’émission et de réception des documents. Votre charge administrative s’allège et la relation entre client et fournisseur devient fluide. 

De plus, les délais sont réduits et les coûts de gestion sont largement diminués. Voilà de quoi renforcer sa trésorerie.

Enfin, les entrepreneurs sont plus sereins quant au traitement et à l’avancement des processus : de l’émission à l’enregistrement jusqu’au paiement, tout est accessible et sécurisé.

Elle devient une plateforme certifiée pour toutes les entreprises.

3.3. La signature électronique : une procédure sécurisée

La dématérialisation des échanges s’inscrit dans cette transition numérique des entreprises et des process quotidiens de tout un chacun. La signature qui est un acte destiné a scellé un accord entre plusieurs parties détient sous format électronique, un cadre juridique et technologique fiable et sécurisé. 

Elle est définie par la Loi nº 2000-230 du 13 mars 2000. Elle porte sur l’adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information relative à la signature électronique. Elle est également citée par le règlement européen eIDAS.

Les avancées technologiques de chiffrement, de signature en masse, de workflows de validation, etc., garantissent l’irrévocabilité et l’intégrité de la facture signée électroniquement.

4. Le calendrier de la réforme de la facturation électronique

Son déploiement s’effectue progressivement en fonction de la taille des entreprises, dès le  :

 

  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises de plus de 5000 salariés et 1,5 M€ de CA ou 2 000 M€ de total bilan ;
  • 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire, dès 250 salariés et 50 M€ de CA ou 43 M€ de total bilan ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME et TPE ainsi que les micro-entreprises en deçà des seuils cités précédemment.

Ces échéances ont pour objectifs de laisser le temps à tous les acteurs concernés, de s’organiser et de préparer l’évolution réglementaire. Cela implique en effet toutes les entreprises de toutes tailles, les éditeurs de logiciels, les plateformes partenaires, etc.

La facture électronique en entreprise évolue rapidement pour devenir ultra sécurisée et contrôlée. Afin de propulser vos process et votre trésorerie, cette réforme offre des leviers intéressants à actionner pour booster votre compétitivité. Les litiges vont diminuer et la transparence s’accroître. Pour anticiper, vous avez la possibilité de vous équiper d’une solution Purchase To Pay, ou P2P, compatible avec les procédures de la réforme. Ce dispositif automatise la gestion de la comptabilité et mène progressivement votre entité vers la généralisation de la facturation électronique en entreprise entre 2024 et 2026.

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