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La gestion des factures électroniques

3 erreurs à éviter pour une meilleure gestion de trésorerie

La gestion des factures est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Avec la montée en puissance de la digitalisation ainsi que les réformes mises en place par l’État, la facturation électronique va devenir monnaie courante pour de nombreuses entreprises. Celle-ci présente de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts, l’efficacité accrue ou encore une meilleure traçabilité. Cependant, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de mettre en place une gestion efficace des factures électroniques.

1. Ne pas sauvegarder ses factures électroniques

Les factures constituent une preuve de paiement et de transaction commerciale. En cas d’audit fiscal ou de litige avec un client, il est essentiel de pouvoir justifier ces transactions et de prouver que vous avez payé ou été payé pour des biens ou des services.

De plus, les factures électroniques contiennent souvent des informations importantes telles que les détails de la commande, le montant facturé et les termes de paiement. La perte de ces informations peut entraîner des difficultés à suivre les paiements, à gérer les stocks et à prendre des décisions commerciales éclairées.

Enfin, il est important de noter qu’en France, le code de commerce prévoit une durée minimale de 10 ans pour la conservation des factures (Article L.123-22). 

Si une entreprise ne sauvegarde pas ses factures électroniques conformément aux réglementations en vigueur, elle risque des amendes et des sanctions de la part des autorités fiscales.

2. Ne pas vérifier les informations de la facture

La finance est un monde de rigueur et d’organisation. La facturation ne fait pas exception à cette règle. Voici donc les raisons qui vont vous pousser à bien vérifier vos factures à partir de maintenant : 

La Fraude

En effet, les factures peuvent être falsifiées ou encore manipulées. Si vous ne les vérifiez pas, vous risquez de payer pour des biens ou des services qui n’ont jamais été fournis et ce qui peut entraîner des pertes financières importantes pour votre entreprise.  En France, la fraude constitue près de 12 Md d’euros de perte chaque année. 

Les erreurs de facturation

Ces dérèglements peuvent survenir, même de manière involontaire, et si vous ne vérifiez pas vos factures, vous risquez de payer plus que le montant réellement dû. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires et des difficultés financières majeures. 

Vos relations avec vos fournisseurs

Alors que les impayés sont la cause d’une faillite sur quatre, il est primordial pour chaque entreprise d’entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs. Si vous ne vérifiez pas vos factures, vous risquez de ne pas payer les fournisseurs à temps ou de payer moins que le montant dû. 

3. Ne pas avoir un système de gestion des factures efficace

En moyenne, un employé passe 1h par jour à chercher des factures. Ce temps pourrait largement être réduit avec un système de gestion de factures efficaces : 

Un gain de temps considérable : Comme expliqué précédemment, la gestion administrative est une perte de temps en entreprise. Seqino permet de gérer et de traiter les factures électroniques de manière plus rapide et plus efficace, ce qui peut aider à économiser du temps pour les employés et optimiser celui des experts comptables ou directeurs financiers. 

La conformité réglementaire : Les factures électroniques sont soumises à des réglementations. Pour être en conformité, les entreprises doivent passer par la solution de l’État (PPF) ou par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Par conséquent, c’est la fin des factures « papier » ou PDF ordinaire. Chez Seqino, nous vous accompagnons dans cette transition qui commence dès maintenant et jusqu’en 2026. 

Seqino c’est un service simple de gestion de trésorerie et de relation client. Notre outil est complet et peut aussi bien correspondre à un novice des finances qu’à un expert-comptable qui souhaite digitaliser mais surtout simplifier son activité. De plus Seqino est directement intégré à votre banque pour une expérience optimale et sans problème d’intermédiaires. Enfin, nous sommes partenaires avec la Banque Populaire ou encore la Caisse d’épargne, qui sont des acteurs majeurs du milieu bancaire en France. 

Alors quand est-ce que vous passez chez Seqino ?