Astuce 1 : Passer aux factures électroniques
Dans l’ère du numérique, la facturation électronique représente un virage stratégique essentiel pour toute entreprise soucieuse d’efficacité et de modernité. Adopter une facturation électronique va plus loin que dématérialiser ses factures, c’est une transformation complète du processus de facturation qui apporte des bénéfices significatifs en termes de gain de temps, de suivi, d’archivage et d’économies financières.
Gain de temps
Les factures électroniques permettent d’automatiser de nombreuses tâches manuelles et chronophages. Par exemple, la saisie des données, l’envoi des factures, et même leur suivi sont grandement accélérés.
Les logiciels de facturation électronique peuvent intégrer des fonctions telles que la saisie automatique des données client, la génération de factures récurrentes et l’envoi en masse, réduisant ainsi le temps consacré à ces opérations.
Économies d'argent
La digitalisation des factures permet également de réaliser des économies substantielles. Moins de papier, d’encre, de frais postaux, et de temps passé à gérer les factures manuellement se traduisent par des réductions de coûts directes pour l’entreprise.
Selon le gouvernement, la généralisation de la facturation électronique, notamment pour les petites et moyennes entreprises, représente un gain de plus de 4,5 milliards d’euros par an.
Selon le ministère de l’économie et des finances, le passage à la facturation électronique représente un gain de 4,5 milliards d’euros par an pour les petites et moyennes entreprises
Réduction des délais de paiement
Avec un logiciel de facturation électronique, vous allez pouvoir accélérer les processus de validation de factures et leurs paiements. Des solutions comme SEQINO permettent notamment d’encaisser plus rapidement vos clients avec des liens de paiement intégrés aux factures et des QR code pour encaisser en mobilité (En savoir plus sur nos solutions de paiement).
Réduction des impayés
Diminution des litiges
Astuce 2 : Automatiser sa facturation
L’automatisation de la facturation est un levier puissant pour améliorer l’efficacité et la précision du processus de facturation. En intégrant des solutions technologiques avancées, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi minimiser les erreurs humaines, offrant ainsi un service plus fiable et professionnel à leurs clients.
Centraliser ses produits avec un catalogue de produit et de clients
Automatiser la création de factures
Grâce à l’automatisation, la création de factures devient un processus rapide et sans effort. Les utilisateurs peuvent générer des factures en quelques clics, en sélectionnant simplement les articles ou services à facturer et pré-remplir de nombreux champs.
Des solutions comme SEQINO propose ainsi de créer une facture en sélectionnant simplement ses produits dans son catalogue et de pré-remplir automatiquement l’IBAN d’encaissement, les mentions légales, le contact du client…
Exporter automatiquement ses données vers son outil comptable
Astuce 3 : Suivre en temps réel ses factures et leur paiement
Le suivi en temps réel des factures est un élément crucial de la gestion financière d’une entreprise moderne. Cette pratique permet non seulement de maintenir un contrôle rigoureux sur les flux de trésorerie, mais aussi d’optimiser la relation client.
La réforme sur la facturation électronique a notamment mis en place 14 statuts de suivi afin d’y répondre : ces statuts permettent de suivre les états de factures (déposée, refusée, approuvée…) et de paiement (paiement transmis, encaissée…).
Dans le cadre de la réforme seulement 4 seront obligatoires pour le PPF et les PDP mais des solutions comme SEQINO permettent déjà de gérer plus de 10 statuts pour améliorer votre suivi de facturation.
Astuce 4 : Mettre en place des indicateurs de performance
Le suivi des indicateurs de performance clés est vital pour évaluer et améliorer l’efficacité de votre processus de facturation. Ces indicateurs fournissent des insights précieux sur la santé financière de votre entreprise.
En les surveillant activement, vous pouvez identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques et prendre des mesures proactives pour améliorer la gestion de votre trésorerie.
Balance âgée
La balance âgée est un rapport qui présente l’ensemble des paiements à venir pour l’entreprise. Elle est habituellement divisée en tranches (30 jours, 60 jours, 90 jours, etc.). Ce rapport vous aide à visualiser les montants des échéances de paiements selon ces tranches.
En surveillant régulièrement votre balance âgée, vous pouvez rapidement détecter les retards de paiement et prendre des mesures pour accélérer le recouvrement.
Un exemple de balance âgée proposée par SEQINO
Délai de Paiement Moyen (DSO)
Le DSO (Days Sales Outstanding) mesure le nombre moyen de jours qu’il faut pour encaisser une facture après sa date d’émission. Un DSO élevé peut indiquer des problèmes dans le processus de facturation ou de recouvrement.
En surveillant et en cherchant à réduire votre DSO, vous améliorez votre flux de trésorerie et la santé financière de votre entreprise.
Montant des factures encaissées
Suivre le montant total des factures encaissées sur une période donnée vous donne une vision claire de vos rentrées d’argent. Cela aide à évaluer la performance de votre équipe de recouvrement et l’efficacité de vos politiques de paiement.
Une augmentation ou une diminution significative dans ce montant peut signaler des changements dans le comportement de paiement des clients ou l’efficacité de vos processus internes.
Montant des factures en attente de paiement
Connaître le montant total des factures en attente de paiement est crucial pour la gestion de la trésorerie. Cet indicateur vous permet de prévoir les rentrées d’argent futures et de planifier en conséquence vos dépenses et investissements.
En surveillant ce montant, vous pouvez également identifier les tendances et ajuster vos stratégies de facturation et de recouvrement.
Comment les suivre efficacement ?
Astuce 5 : Proposer des solutions de paiement
Dans un marché de plus en plus axé sur la commodité et la rapidité, offrir à vos clients des solutions de paiement faciles et accessibles est un facteur clé pour accélérer le processus de paiement et améliorer l’expérience client.
Des méthodes telles que l’intégration de liens de paiement dans les emails et l’utilisation de QR codes pour rediriger les clients vers des applications bancaires peuvent considérablement simplifier et sécuriser les transactions. Voici comment ces innovations peuvent transformer votre processus de facturation.
Lien de paiement intégré à l’email
C’est ce que propose par exemple SEQINO : un lien de paiement est intégré dans l’email contenant la facture. Avec cette méthode, le client peut effectuer le paiement instantanément en cliquant sur le lien, sans avoir besoin de saisir manuellement votre IBAN ou de se connecter à un autre système.
Cela réduit considérablement le temps entre la réception de la facture et le paiement, en éliminant les obstacles potentiels au processus de paiement.
QR code
L’utilisation de QR codes est une autre méthode efficace pour simplifier le paiement des factures. SEQINO vous permet notamment d’afficher un QR code sur votre téléphone après avoir créé une facture : une fois scanné par votre client, celui-ci est automatiquement redirigé vers l’application de sa banque pour payer en tout sécurité.
Cette approche non seulement accélère le processus de paiement, mais offre également une expérience utilisateur moderne et technologique.
Astuce 6 : Relancer ses clients (manuellement)
Bien que la technologie joue un rôle crucial dans l’optimisation du processus de facturation, l’importance d’une approche humaine, notamment dans la relance des clients pour les paiements en retard, reste primordiale.
La relance manuelle des clients est un aspect essentiel de la gestion des comptes clients, car elle permet d’aborder les situations de retard de paiement avec tact et personnalisation, tout en maintenant des relations clients solides et respectueuses.
Privilégiez ainsi les relances manuelles aux relances automatiques !
RÉFORME DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE
SEQINO est candidat Plateforme de Dématérialisation Partenaire
